Politique consulaire sur l'utilisation et la communication des renseignements personnels

Affaires mondiales Canada (AMC) recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels dans le but de fournir une assistance consulaire aux Canadiens à l’étranger.

L’Énoncé de confidentialité des services consulaires résume les clauses de la Loi sur la protection des renseignements personnels et décrit comment le secteur consulaire utilise et divulgue les renseignements personnels qu’il recueille.

Des détails sur la collecte, l’utilisation, la conservation, la divulgation et l’élimination des renseignements personnels sont disponibles dans le fichier de renseignements personnels approprié d’Info Source à AMC.

Sur cette page

• Autorité législative de recueillir des renseignements personnels
• Collecte des renseignements personnels
• Protection des renseignements personnels et accès à l’information
• Utilisation et divulgation des renseignements personnels
• Gouvernance

Autorité législative de recueillir des renseignements personnels

AMC s’engage à protéger tous les renseignements personnels recueillis et utilisés dans le fonctionnement et la gestion de ses activités, y compris, mais sans s’y limiter, les activités consulaires.

Dans le cadre de son mandat législatif aux termes de la Loi sur le ministère des Affaires étrangères, du Commerce international et du Développement, AMC recueille, utilise et communique des renseignements personnels.

La section consulaire d’AMC exerce ses activités en fonction des diverses lois qu’elle applique, de ses prérogatives et des pouvoirs qu’elle possède de par son statut de personne morale.

La Politique consulaire relative à la collecte, à l’utilisation et à la diffusion de renseignements personnels reconnaît que tous les renseignements personnels recueillis, conservés, utilisés et divulgués en vertu des pouvoirs du ministère doivent être conformes aux dispositions énoncées dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Charte canadienne des droits et libertés.

Collecte de renseignements personnels

Les agents consulaires sont là pour aider les Canadiens à répondre à leurs besoins à l’étranger. Afin que les agents consulaires puissent fournir une assistance, ils peuvent devoir recueillir des renseignements personnels sur le client.

Ainsi, dès le départ, les agents consulaires fourniront à tous les clients une copie de l’Énoncé de confidentialité des services consulaires (« l’Énoncé »). L’Énoncé informe le client du but dans lequel ses renseignements personnels sont recueillis, utilisés, conservés ou divulgués. La copie de l’Énoncé est fournie en personne, par courriel, par la poste ou, dans certains cas, lue au client par téléphone.

La Politique s’applique à tous les clients et à leurs renseignements personnels recueillis dans le cadre de l’exécution du mandat consulaire, y compris dans les rares cas où il est impossible de communiquer l’Énoncé de confidentialité des services consulaires au client dès le départ.

Protection des renseignements personnels et accès à l’information

Les agents consulaires ne recueilleront que les renseignements personnels nécessaires à la réalisation des fins indiquées au client. Le Ministère est responsable des renseignements personnels dont il a la garde et le contrôle.

Les renseignements personnels conservés à des fins administratives le seront conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à son Règlement d’application, ainsi que pendant la période de conservation établie par le Ministère et nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles les renseignements ont été recueillis.

Les renseignements personnels recueillis seront éliminés conformément au calendrier d’élimination, tel que décrit dans le fichier de renseignements personnels d’AMC (AMC PPU 005, AMC PPU 010 et AMC PPU 032).

La Loi sur la protection des renseignements personnels confère aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et aux personnes présentes au Canada le droit de demander l’accès à leurs renseignements personnels que possède le gouvernement fédéral. La Loi régit également la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et l’élimination des renseignements personnels.

Pour obtenir des directives sur la façon de présenter une demande d’accès en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels ou de la Loi sur l’accès à l’information, veuillez consulter le site Web sur l’Accès à l’information et protection des renseignements personnels d’Affaires mondiales Canada.

Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Ministère utilise et divulgue des renseignements personnels aux fins de la prestation des services consulaires et de gestion des urgences, ainsi qu’à des fins qui sont conformes et directement liées à ces mandats.

Les clients consulaires seront informés et recevront un Énoncé de confidentialité, par écrit ou verbalement, dès le premier contact, résumant les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et la façon dont le ministère utilisera et communiquera les renseignements personnels.

Les clients consulaires seront également invités à donner leur consentement pour que leurs renseignements personnels soient communiqués afin de permettre aux agents consulaires et au Ministère de leur fournir des services consulaires.

Utilisation et divulgation des renseignements personnels

Communication avec consentement

À la demande d’un client, les agents consulaires peuvent divulguer des renseignements personnels aux personnes et aux organisations (p. ex., ami, membre de la famille, porte-parole, etc.) que le client a demandé de tenir informées. L’ampleur du consentement comprend les personnes et les organisations qui sont autorisées à recevoir l’information, ainsi que le type de renseignements pouvant être divulgués.

Les agents consulaires obtiendront un Ccnsentement à la divulgation de renseignements personnels (« consentement ») au cours du premier contact avec le client (Pour remplir et enregistrer un formulaire PDF, téléchargez-le sur votre ordinateur et ouvrez-le avec Adobe Reader® 10 ou une version plus récente). Le consentement peut être documenté soit en personne, soit sous forme de demande orale du client par l’agent et documenté par l’agent conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Dans le cas d’un consentement verbal, les agents consulaires s’efforceront d’obtenir un consentement écrit à une date ultérieure.

Divulgation sans consentement et utilisations cohérentes

Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, les agents consulaires peuvent divulguer des renseignements personnels sur un client sans le consentement de ce dernier si le but de cette divulgation est le même que le but initial ou correspond au but initial pour lequel les renseignements ont été recueillis conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Par exemple, les renseignements peuvent être communiqués lorsque cela est nécessaire pour :

• contacter, protéger, secourir, rapatrier ou évacuer des citoyens canadiens
• aider à prendre des dispositions concernant des Canadiens qui tombent malades, ont besoin d’aide médicale ou meurent à l’étranger
• définir une politique consulaire et prodiguer des conseils aux missions

Dans tous les cas d’utilisation compatible et de divulgation, le Ministère et les agents consulaires feront tout en leur pouvoir pour protéger la vie privée du client en limitant la quantité des renseignements et les détails divulgués au minimum requis pour la prestation des services consulaires. Tous les cas d’utilisation compatible et de divulgation à l’extérieur du Ministère devront être approuvés au préalable par la Direction de la gestion des cas consulaires.

Renseignements divulgués à d’autres ministères

Les agents consulaires ne divulgueront pas de renseignements personnels aux fonctionnaires d’autres ministères (p. ex, le Service canadien du renseignement de sécurité [SCRS], la Gendarmerie royale du Canada [GRC], l’Agence des services frontaliers du Canada [ASFC], etc.), à moins que cette divulgation ne soit nécessaire pour résoudre une affaire consulaire ou qu’elle soit conforme aux sections de divulgation permises aux termes du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Par exemple, des renseignements personnels peuvent être divulgués à un autre ministère conformément à la Loi sur la communication d’information ayant trait à la sécurité du Canada, qui autorise la divulgation de renseignements entre les institutions du gouvernement du Canada (comme il est indiqué à l’Annexe 3 de la Loi) afin de protéger le Canada de toute activité portant atteinte à sa sécurité, à condition que le seuil prévu par la Loi soit atteint.

La divulgation de renseignements à des fonctionnaires d’autres ministères nécessite un processus d’approbation interne et est effectuée conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la Charte canadienne des droits et libertés, le cas échéant.

Autres divulgations qui sont permises sans consentement

Outre les divulgations à utilisation compatible, le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels décrit des circonstances précises dans lesquelles les institutions gouvernementales peuvent divulguer des renseignements personnels sans le consentement de l’intéressé.

Une liste limitée de 13 conditions dans lesquelles les renseignements personnels peuvent être divulgués sans le consentement de l’intéressé comprend, mais sans s’y limiter :

• lorsque, de l’avis du chef de l’institution ou de son délégué, l’intérêt public lié à la divulgation a fortement préséance sur toute atteinte à la vie privée qui pourrait en résulter
• lorsque la divulgation profiterait manifestement à la personne auquel les renseignements s’appliquent
• afin de se conformer à une assignation ou à un mandat d’un tribunal ou d’un autre organe ayant compétence sur le gouvernement fédéral
• au procureur général du Canada dans le cadre d’une procédure judiciaire impliquant la Couronne fédérale
• en vertu d’un accord ou d’une entente entre le gouvernement du Canada et le gouvernement d’une province, le gouvernement d’un État étranger ou une organisation internationale
• aux fins de l’administration ou de l’application d’une loi ou de la tenue d’une enquête licite, en réponse à une demande écrite d’un organisme d’enquête précisé dans le règlement
• à une fin conforme à une autre loi fédérale canadienne, telle que la Loi sur la communication d’information ayant trait à la sécurité du Canada

Renseignements habituellement non divulgués

Les agents consulaires ne divulguent pas les renseignements qui correspondent à l’une des catégories suivantes :

• les renseignements demandés en vertu du paragraphe 12(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, dont la divulgation desdits renseignements personnels risquerait vraisemblablement de nuire à la sécurité des personnes concernées
• les renseignements qui sont protégés par le secret professionnel de l’avocat, sauf si le client y renonce (c.-à-d., toute communication orale ou écrite de nature confidentielle entre un client ou son agent et un avocat, directement liée à la recherche, à la formulation ou à la prestation de conseils juridiques ou d’une assistance judiciaire)

Gouvernance

La présente politique est régie et approuvée par le sous-ministre adjoint du Secteur des services consulaires, de la sécurité et de la gestion des urgences et Haute représentante chargée de la question des otages. Les questions et les éclaircissements concernant le contenu de cette ligne directrice doivent être adressés à Politique et planification consulaires d’Affaires mondiales Canada.