Politique consulaire sur l'utilisation et la communication des renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Le document explique comment le Secteur des services consulaires, de la sécurité et des affaires juridiques (le « Secteur ») du ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement (MAECD) utilise et communiquer les renseignements personnels recueillis en vue de fournir une aide consulaire aux Canadiens à l’étranger. Il se limite à décrire la politique consulaire concernant l’utilisation et la communication des renseignements personnels et ne couvre pas la politique sur la collecte, la conservation et l’aliénation des renseignements personnels. Les agents consulaires doivent consulter l'Administration centrale, par l'intermédiaire de la Direction des opérations consulaires (JNO) en cas de doute sur l'application adéquate de cette politique à un cas particulier.

1. Énoncé de confidentialité des services consulaires

Les agents consulaires doivent dès le début fournir au client une copie de l’Énoncé de confidentialité des services consulaires ou le lui lire à haute voix si une rencontre en personne ne peut avoir lieu. L’Énoncé de confidentialité des services consulaires informe le client des circonstances dans lesquelles ses renseignements personnels peuvent être communiqués lorsqu’il reçoit de l’aide consulaire. L'Énoncé de confidentialité des services consulaires figure sur le site Web des Services consulaires à l'adresse www.voyage.gc.ca.

La recommandation 18 du Rapport sur les événements concernant Maher Arar préconise que les agents consulaires informent clairement les détenus canadiens dans des pays étrangers des circonstances dans lesquelles une information qu'ils fournissent peut être communiquée à des personnes extérieures au Secteur. À la lumière de cette recommandation, les agents consulaires font un effort concerté pour communiquer l’Énoncé de confidentialité aux clients du consulat à la première occasion. La Politique consulaire sur l’utilisation et la communication des renseignements personnels s’applique à tous les clients et à leurs renseignements personnels recueillis dans le cadre de l’exécution du mandat consulaire, même dans les rares cas où il est impossible de communiquer l’Énoncé de confidentialité au client dès le départ.

2. Communication avec consentement

À la demande d’un client, les agents consulaires peuvent communiquer des renseignements personnels à des personnes (p. ex. ami, membre de la famille, porte-parole, etc.) que le client a demandé de tenir informées. Une demande visant à tenir une personne informée doit être effectuée par écrit à l’aide du formulaire « Consentement de divulgation de renseignements personnels ». Dans les cas où il n'est pas possible d'obtenir la demande par écrit, une demande orale du client sera acceptée et consignée par des agents consulaires. Dans le cas d'un consentement verbal, les agents consulaires feront tout en leur pouvoir pour obtenir le consentement écrit à une date ultérieure.

3. Communication pour usage compatible sans consentement

Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, les agents consulaires peuvent communiquer des renseignements personnels relatifs à un client du consulat sans son consentement explicite si cette communication est nécessaire à la résolution d'un cas relevant des affaires consulaires ou, le cas échéant, afin de fournir des services consulaires. Ces renseignements comprennent, si nécessaire, ceux qui permettent de communiquer avec des Canadiens, de les protéger, de leur porter secours, de les rapatrier ou de les évacuer, ainsi que ceux qui permettent de prendre les dispositions nécessaires pour aider les Canadiens qui tombent malades, ont besoin d'aide médicale ou décèdent à l'étranger, ou encore ceux qui sont nécessaires à l'élaboration de la politique consulaire et à la formulation de conseils à l'intention des missions à l'étranger.

Dans certains cas (p. ex. maladie mentale), et après consultation avec la Direction des opérations consulaires (JNO), les agents consulaires peuvent être tenus de communiquer des renseignements personnels concernant un client, même si le client souhaite que ces renseignements ne soient pas communiqués. Dans d'autres cas, les agents consulaires peuvent avoir à divulguer des renseignements sur un client qui ne sait pas qu'il fait l'objet d'une assistance consulaire (p. ex. les clients qui sont portés disparus, sont arrêtés ou sont détenus à l'étranger et qui n'ont pas encore rencontré ou communiqué avec un agent consulaire, ou les clients qui sont décédés à l'étranger).

L’alinéa 8(2)(a) de la Loi sur la protection des renseignements personnels autorise la communication des renseignements personnels aux fins auxquelles ils ont été recueillis, à savoir pour résoudre un cas relevant des affaires consulaires. Ce type de communication est désigné sous le nom de « communication pour usage compatible ». Les usages compatibles autorisés sont décrits dans le fichier de renseignements personnels approprié d’Info Source sur le MAECD.

Les communications pour usage compatible sans consentement comprennent l’échange de renseignements avec les cabinets du ministre des Affaires étrangères, de la ministre d'État (Affaires étrangères et consulaires) ou des sous-ministres pour conseiller le haut-fonctionnaire ou pour lui demander des directives relativement à une ligne de conduite particulière. Dans certaines circonstances, de hauts fonctionnaires de l'extérieur du Ministère peuvent être appelés à collaborer directement dans un cas afin de le résoudre.

Dans tous les cas, les agents consulaires doivent faire de leur mieux pour protéger les renseignements personnels concernant un client en limitant la quantité des renseignements et les détails communiqués à ce qui est strictement requis pour la prestation des services consulaires. On ne doit divulguer ces renseignements que selon le principe d’« accès sélectif ».

Toute communication de renseignements personnels à l’extérieur du Secteur doit être préalablement approuvée par le directeur de la Direction des opérations consulaires (JNO). Tous les renseignements qui doivent être communiqués à l'extérieur du Secteur doivent normalement être classifiés « Protégé B » et être précédés de l'avis de non-responsabilité suivant :

Le présent document est fourni uniquement à titre informatif et renferme des renseignements personnels protégés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La distribution est restreinte aux personnes ayant « besoin de savoir » et ne doit en aucun cas être étendue sans autorisation préalable du Secteur des services consulaires, de la sécurité et des affaires juridiques.»

Les agents consulaires à l’étranger ne doivent pas communiquer de renseignements personnels à d'autres responsables de programme dans les missions (p. ex. le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS), la Gendarmerie royale du Canada (GRC), le Service de la politique étrangère et de la diplomatie (SPED), etc.) à moins que cette communication ne soit requise pour résoudre une affaire consulaire et/ou conforme aux articles sur la communication autorisée en vertu du paragraphe 8(2)( de la Loi sur la protection des renseignements personnels. La communication de renseignements personnels à des personnes autres que les responsables du programme consulaire à des fins autres que la résolution d’une affaire consulaire doit être autorisée au préalable par la Direction des opérations consulaires (JNO), en consultation avec la Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (DCP) et l’Unité des services juridiques du MAECD (JUS), au besoin. Cette autorisation fait en sorte que la communication est réalisée conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à d’autres exigences législatives connexes.

Les renseignements personnels peuvent être communiqués au chef de mission, sans l’approbation de la Direction des opérations consulaires (JNO) ou de la Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (DCP) pour permettre au chef de mission de s’acquitter de ses responsabilités de surveillance du programme consulaire. Les mêmes mises en garde s’appliquent aux chefs de mission qui communiquent des renseignements personnels avec des personnes autres que les responsables du programme consulaire.

4. Autres communications autorisées sans consentement

Le paragraphe 8(2)( de la Loi sur la protection des renseignements personnels permet d’autres communications de renseignements personnels sans le consentement du client. En vertu des dispositions du paragraphe 8(2)( de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements personnels ne peuvent communiqués qu'avec l'approbation d’au moins du directeur de la Direction des opérations consulaires (JNO) et en consultation avec la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (DCP). D’autres approbations pourraient être requises au sein du MAECD, selon la disposition envisagée ci-dessous.

Les alinéas suivants en vertu du paragraphe 8(2)( énumèrent d’autres situations où la communication de renseignements personnels est permise. Celles-ci ont trait aux renseignements recueillis et détenus par le Secteur des services consulaires, de la sécurité et des affaires juridiques :

8(2)(b)
communication aux fins qui sont conformes avec les lois fédérales ou ceux de leurs règlements qui autorisent cette communication;

8(2)(c)
communication exigée par subpoena, mandat ou ordonnance d'un tribunal canadien, d'une personne ou d'un organisme ayant le pouvoir de contraindre à la production de renseignements ou exigée par des règles de procédure se rapportant à la production de renseignements;

8(2)(d)
communication au procureur général du Canada pour usage dans des poursuites judiciaires intéressant la Couronne du chef du Canada ou le gouvernement fédéral;

8(2)(e)
communication à un organisme d’enquête déterminé par règlement et qui en fait la demande par écrit, en vue de faire respecter des lois fédérales ou provinciales ou pour la tenue d’enquêtes licites, pourvu que la demande précise les fins auxquelles les renseignements sont destinés et la nature des renseignements demandés;

8(2)(g)
communication à un parlementaire (sénateurs et députés) en vue d'aider le client à résoudre le cas (p. ex. des précisions supplémentaires pour aider le parlementaire à comprendre le cas). Une lettre du parlementaire indiquant que le client a demandé son aide relativement au cas est normalement requise avant que les agents consulaires ne communiquent tout renseignement au parlementaire;

8(2)(l)
communication à toute institution fédérale en vue de joindre un débiteur ou un créancier de Sa Majesté du chef du Canada et de recouvrer ou d’acquitter la créance;

8(2)(m)
communication à toute autre fin dans les cas où, de l’avis du ministre, des raisons d’intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée, ou dans le cas où l’individu concerné en tirerait un avantage certain (autre que la résolution d’un cas relevant des affaires consulaires, laquelle est couverte par les usages compatibles et la communication).

Les renseignements personnels ne peuvent être communiqués qu’en vertu de l’alinéa 8(2)(e) conformément à une demande écrite qui doit comprendre : le nom de l’organisme d’enquête; le nom de la personne qui fait l’objet de la demande; la description des renseignements demandés; l’article de la loi fédérale ou provinciale en vertu duquel l’activité d’enquête est réalisée et le nom, le titre et la signature du demandeur de l’organisme d’enquête. En vertu de cette disposition, la communication est strictement limitée aux organismes d'enquête fédéraux mentionnés dans le Règlement sur la protection des renseignements personnels (annexe II).

La décision de communiquer des renseignements personnels en vertu de l’alinéa 8(2)(m) relève du responsable de l’institution (un ministre ou une autorité déléguée comme un sous-ministre, le directeur général du Secrétariat des services intégrés, le directeur ou le directeur adjoint de la Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels ou un chef de mission) et nécessite de recevoir des conseils et des renseignements détaillés de la part du Ministère, notamment de la Direction des opérations consulaires (JNO), de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (DCP) et, le cas échéant, de l'Unité des services juridiques du MAECD (JUS). En ce qui concerne les communications en vertu de l’alinéa 8(2)(m), le Ministère (par l’intermédiaire de DCP) doit informer par écrit le Commissariat à la protection de la vie privée dans l’immédiat ou avant la communication des renseignements personnels, conformément au paragraphe 8(5) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

5. Renseignements habituellement non communiqués

Les agents consulaires ne communiquent pas l’information qui se rapporte à l’une des catégories suivantes :

Les agents consulaires à l'étranger doivent consulter la Direction des opérations consulaires (JNO) s'ils ont des questions au sujet de la communication des renseignements.

6. Droits d'accès en vertu de l'article 12

Selon l'article 12 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, tout citoyen canadien, tout résident permanent ou toute personne présente au Canada a le droit d'accéder aux renseignements consulaires qui les concernent et se verra accorder ce droit sur demande, à quelques exceptions limitées et précises. Ces personnes peuvent également demander que des corrections soient apportées aux renseignements personnels les concernant. Toutes les demandes reçues par Affaires étrangères et Commerce international Canada en vertu de l’article 12 de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont traitées par l’intermédiaire de la Direction de l’accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (DCP).

Il est important de noter que la permission accordée par un client consulaire de communiquer des renseignements à un point de contact principal au Canada en vue de tenir cette personne informée du cas relevant des affaires consulaires N'ÉQUIVAUT PAS à un consentement à ce que ce point de contact exerce en son nom tous les droits d'accès prévus en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Un consentement explicite et distinct est exigé par la Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (DCP) lorsqu'il s'agit de communiquer tout renseignement lié à l'article 12 de la Loi sur la protection des renseignements personnels à un représentant d'un client du consulat.

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