Politique consulaire sur l'utilisation et la communication des renseignements personnels

Ce document explique comment la Direction générale des opérations consulaires d’Affaires mondiales Canada (le « Ministère ») utilise et communique les renseignements personnels recueillis en vue de fournir une aide consulaire aux Canadiens à l’étranger. La politique consulaire sur la collecte, la conservation et l’aliénation des renseignements personnels est décrite dans le fichier de renseignements personnels approprié d’Info Source concernant Affaires mondiales Canada.

1. Énoncé de confidentialité des services consulaires

Les agents consulaires doivent dès le début offrir au client une copie de l’Énoncé de confidentialité des services consulaires. Si le premier contact avec un client du consulat a lieu par téléphone, les agents consulaires lui proposeront de lui lire l’énoncé à haute voix ou ils lui en remettront une copie à la première rencontre en personne ou le lui transmettront par voie électronique ou postale. L’Énoncé de confidentialité des services consulaires informe le client des circonstances dans lesquelles ses renseignements personnels peuvent être communiqués lorsqu’il reçoit de l’aide consulaire. Le tout est conforme à la recommandation 18 du Rapport sur les événements concernant Maher Arar. L’Énoncé de confidentialité des services consulaires figure sur le site Web des Services consulaires.

La Politique consulaire sur l’utilisation et la communication des renseignements personnels s’applique à tous les clients et à leurs renseignements personnels recueillis dans le cadre de l’exécution du mandat consulaire, même dans les rares cas où il est impossible de communiquer l’Énoncé de confidentialité des services consulaires au client dès le départ.

2. Communication avec consentement

À la demande d’un client, les agents consulaires peuvent communiquer des renseignements personnels à des personnes et à des organisations (ami, membre de la famille, porte-parole, etc.) que le client a demandé de tenir informées. L’ampleur du consentement, y compris les personnes et les organisations qui sont autorisées à recevoir l’information, ainsi que le type de renseignements pouvant être communiqués doivent être précisés à l’aide du formulaire « Consentement de divulgation de renseignements personnels », que les agents consulaires rempliront lors du premier contact avec le client. Dans les cas où il n'est pas possible d'obtenir la demande par écrit (à l’occasion d’une rencontre en personne), une demande orale du client sera acceptée et consignée par des agents consulaires. Dans le cas d'un consentement verbal, les agents consulaires feront tout en leur pouvoir pour obtenir le consentement écrit à une date ultérieure.

3. Communication pour usage compatible sans consentement

Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels, les agents consulaires peuvent communiquer des renseignements personnels relatifs à un client du consulat sans son consentement explicite si cette communication est nécessaire à la résolution d'un cas relevant des affaires consulaires. Ces renseignements comprennent, si nécessaire, ceux qui permettent de communiquer avec des Canadiens, de les protéger, de leur porter secours, de les rapatrier ou de les évacuer, ainsi que ceux qui permettent de prendre les dispositions nécessaires pour aider les Canadiens qui tombent malades, ont besoin d'aide médicale ou décèdent à l'étranger, ou encore ceux qui sont nécessaires à l'élaboration de la politique consulaire et à la formulation de conseils à l'intention des missions à l'étranger.

L’alinéa 8(2)(a) de la Loi sur la protection des renseignements personnels autorise la communication des renseignements personnels aux fins auxquelles ils ont été recueillis, à savoir pour résoudre un cas relevant des affaires consulaires. Ce type de communication est désigné sous le nom de « communication pour usage compatible ». Les usages compatibles autorisés sont décrits dans le fichier de renseignements personnels approprié d’Info Source concernant Affaires mondiales Canada.

Les communications pour usage compatible comprennent la communication de renseignements aux cabinets des divers ministres du Ministère, y compris à leurs secrétaires parlementaires, pour les informer de l’état d’un cas, obtenir des directives relativement à une ligne de conduite particulière ou demander que des mesures soient prises pour un cas donné. Dans certaines circonstances, des bureaux de députés, de sénateurs ou de hauts fonctionnaires de l'extérieur du Ministère peuvent être appelés à collaborer directement à un cas afin de le résoudre.

Les renseignements personnels peuvent également être communiqués aux chefs de mission pour leur permettre de s’acquitter de leurs responsabilités de surveillance du programme consulaire. Les chefs de mission sont assujettis aux mêmes restrictions juridiques que les agents consulaires en ce qui concerne la communication des renseignements personnels.

Dans tous les cas, les agents consulaires doivent faire de leur mieux pour protéger les renseignements personnels concernant un client en limitant la quantité des renseignements et les détails communiqués à ce qui est strictement requis pour la prestation des services consulaires. On ne doit divulguer ces renseignements que selon le principe d’« accès sélectif ». Toute communication de renseignements personnels pour usage compatible à l’extérieur du Ministère doit être préalablement approuvée par le directeur de la Gestion des cas. Tous les renseignements qui doivent être communiqués à l'extérieur du Ministère doivent être classifiés au moins « Protégé B » et être précédés de l'avis de non-responsabilité suivant :

« Le présent document est fourni uniquement à titre informatif et renferme des renseignements personnels protégés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Sa distribution est restreinte et ne doit en aucun cas être étendue sans autorisation préalable du directeur général des Opérations consulaires d’Affaires mondiales Canada. »

4. Communication de renseignements à d’autres ministères

Les agents consulaires à l’étranger ne doivent pas communiquer de renseignements personnels à des fonctionnaires d’autres ministères (Service canadien du renseignement de sécurité, Gendarmerie royale du Canada, Agence des services frontaliers du Canada, etc.), notamment dans les missions, à moins que cette communication soit requise pour résoudre une affaire consulaire ou soit conforme aux dispositions sur la communication autorisée en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels (présentées ci-dessous). La communication de renseignements personnels à d’autres fonctionnaires à n’importe quelle fin doit être autorisée au préalable par le directeur de la Gestion des cas, en consultation avec la Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels et l’Unité des services juridiques d’Affaires mondiales Canada, au besoin. Cette autorisation fait en sorte que la communication est réalisée conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la Charte canadienne des droits et libertés, s’il y a lieu.

5. Autres communications autorisées sans consentement

Outre les communications pour usage compatible, le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels permet d’autres communications de renseignements personnels sans le consentement du client. Aux termes des dispositions énoncées ci-dessous, les renseignements personnels ne peuvent être communiqués qu’avec l’approbation, à tout le moins, du directeur de la Gestion des cas. D’autres approbations pourraient être requises, selon la disposition dont il est question.

Les alinéas suivants du paragraphe 8(2) énumèrent d’autres situations où la communication de renseignements personnels est permise. Celles-ci ont trait aux renseignements recueillis et détenus par la Direction générale des opérations consulaires :

8(2)(b)

Communication aux fins qui sont conformes avec les lois fédérales ou ceux de leurs règlements qui autorisent cette communication; p. ex. en vertu de la Loi sur la communication d’information ayant trait à la sécurité du Canada, qui permet la communication d’information entre certaines institutions du gouvernement du Canada (comme il est précisé à l’annexe 3 de la Loi) afin de protéger le Canada contre les activités qui minent la sécurité nationale, pourvu que le seuil prévu dans la Loi sPolitique consulaire sur l'utilisation et la communication des renseignements personnels 

8(2)(c)

Communication exigée par subpoena, mandat ou ordonnance d’un tribunal canadien, d’une personne ou d’un organisme ayant le pouvoir de contraindre à la production de renseignements ou exigée par des règles de procédure se rapportant à la production de renseignements.

8(2)(d)

Communication au procureur général du Canada pour usage dans des poursuites judiciaires intéressant la Couronne du chef du Canada ou le gouvernement fédéral.

8(2)(e)

Communication à un organisme d’enquête déterminé par règlement et qui en fait la demande par écrit, en vue de faire respecter des lois fédérales ou provinciales ou pour la tenue d’enquêtes licites, pourvu que la demande précise les fins auxquelles les renseignements sont destinés et la nature des renseignements demandés.

Les renseignements personnels ne peuvent être communiqués qu’en vertu de l’alinéa 8(2)e) conformément à une demande écrite qui doit comprendre : le nom de l’organisme d’enquête; le nom de la personne qui fait l’objet de la demande; la description des renseignements demandés; l’article de la loi fédérale ou provinciale en vertu duquel l’activité d’enquête est réalisée ainsi que le nom, le titre et la signature du demandeur de l’organisme d’enquête. En vertu de cette disposition, la communication est strictement limitée aux organismes d'enquête fédéraux mentionnés dans le Règlement (annexe IV du Règlement sur la protection des renseignements personnels).

8(2)(f)

Communication aux termes d’accords ou d’ententes conclus d’une part entre le gouvernement du Canada ou l’un de ses organismes et, d’autre part, le gouvernement d’une province ou d’un État étranger, une organisation internationale d’États ou de gouvernements, le conseil de la première nation de Westbank, le conseil de la première nation participante — au sens du paragraphe 2(1) de la Loi sur la compétence des premières nations en matière d’éducation en Colombie-Britannique — ou l’un de leurs organismes, en vue de l’application des lois ou pour la tenue d’enquêtes licites.

8(2)(g)

Communication à un parlementaire fédéral (députés et sénateurs) en vue d’aider le client à résoudre un cas (p. ex. détails additionnels pour aider le parlementaire à intervenir concernant le cas).

8(2)(l)

Communication à toute institution fédérale en vue de joindre un débiteur ou un créancier du gouvernement et de recouvrer ou d’acquitter la créance.

8(2)(m)

Communication à toute autre fin dans les cas où, de l’avis du responsable de l’institution (selon la définition ci-dessous), des raisons d’intérêt public justifieraient nettement une éventuelle violation de la vie privée, ou dans le cas où l’individu concerné en tirerait un avantage certain (autre que la résolution d’un cas relevant des affaires consulaires, laquelle est couverte par la communication d’utilisation compatible).

La décision de communiquer des renseignements personnels en vertu de l’alinéa 8(2)(m) relève du responsable de l’institution (un ministre ou une autorité déléguée qui peut être seulement un sous-ministre, le directeur général du Secrétariat des services intégrés, le directeur ou le directeur adjoint de la Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels ou un chef de mission) et nécessite de recevoir des conseils et des renseignements détaillés de la part de la Division de la gestion des cas, de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels et, le cas échéant, de l'Unité des services juridiques d’Affaires mondiales Canada. En ce qui concerne les communications en vertu de l’alinéa 8(2)(m), le Ministère (par l’intermédiaire de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels) doit informer par écrit le Commissariat à la protection de la vie privée dans l’immédiat ou avant la communication des renseignements personnels, conformément au paragraphe 8(5) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

6. Renseignements habituellement non communiqués

Les agents consulaires ne communiquent pas l’information qui se rapporte à l’une des catégories suivantes :

7. Droits d'accès en vertu de l'article 12

Selon l'article 12 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, tout citoyen canadien, tout résident permanent ou toute personne présente au Canada a le droit d'accéder aux renseignements consulaires qui le concernent et se verra accorder ce droit sur demande, à quelques exceptions limitées et précises. Ces personnes peuvent également demander que des corrections soient apportées aux renseignements personnels les concernant. Toutes les demandes reçues par Affaires mondiales Canada en vertu de l’article 12 de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont traitées par l’intermédiaire de la Direction de l’accès à l'information et de la protection des renseignements personnels.

Il est important de noter que la permission accordée par un client consulaire de communiquer des renseignements à un point de contact principal au Canada en vue de tenir cette personne informée du cas relevant des affaires consulaires N'ÉQUIVAUT PAS à un consentement à ce que ce point de contact exerce en son nom tous les droits d'accès prévus en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Un consentement explicite et distinct est exigé par la Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels lorsqu'il s'agit de communiquer tout renseignement lié à l'article 12 de la Loi sur la protection des renseignements personnels à un représentant d'un client du consulat.

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